Efektywność i szybkość. Comarch ERP XL w Alima Bis

Sektor produkcji i przetwórstwa mleka należy do najważniejszych gałęzi gospodarki rolnej w Polsce dostarczając surowce dla przemysłu spożywczego oraz farmaceutycznego. Jak podaje Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa udział towarowej produkcji mleka w wartości towarowej całej produkcji rolniczej utrzymuje się na poziomie 16–19%. Zapotrzebowanie na maszyny i linie technologiczne dla tej branży wciąż rośnie, dlatego firmy działające w tym biznesie muszą zwiększać efektywność produkcji.

Firma Alima Bis istnieje od 1989 roku i jako jedyne przedsiębiorstwo w Polsce dostarcza technologię potrzebną na każdym etapie obróbki mleka. Zróżnicowana oferta skierowana jest do farm mlecznych, zakładów przetwórstwa mleka i przemysłu spożywczego. Spółka posiada nie tylko rozwinięte zaplecze produkcyjne, ale także wysoko wykwalifikowaną kadrą techniczno-inżynieryjną oraz projektowo-badawczą. Alima Bis jest producentem maszyn rolniczych, linii produkcyjnych oraz proszków pochodzenia mlecznego, a także dostawcą części do maszyn. Firma sprzedaje swoje produkty w 41 krajach świata.  

Przedsiębiorstwo posiada zakłady produkcyjne w kilku lokalizacjach, a produkowane przez nie maszyny rolnicze cieszą się dużym uznaniem. Aby sprostać wyzwaniom rynku firma zdecydowała się wdrożyć jeden, zintegrowany system ERP, ponieważ funkcjonujące dotąd w Alima Bis rozproszone rozwiązania utrudniały scentralizowane zarządzanie. 

Przed implementacją nowego systemu w każdej z lokalizacji istniały odrębne instalacje systemu informatycznego. Procesy sprzedażowe, opieka posprzedażna i kontrola produkcji używały arkuszy Excel, co sprawiało, że pracowano często w oparciu o nieaktualne dane i nieaktualną dokumentację wyrobu. Opóźnienia w przesyłaniu informacji między lokalizacjami i działami w firmie spowodowane brakiem integracji rozwiązań IT miały negatywny wpływ na tempo realizacji produkcji i jakość obsługi klienta oraz generowały dodatkowe koszty w postaci nadwyżek lub niedoborów w magazynach.

Comarch ERP XL wspiera cyfrową transformację firmy 

Alima Bis postanowiła wdrożyć system Comarch ERP XL i zwróciła się w tym celu do firmy Graphcom, wieloletniego partnera Comarch. Wdrożenie objęło wszystkie lokalizacje i 12 magazynów. Po analizie potrzeb firmy zaimplementowano moduły: Produkcja, Sprzedaż, Zamówienia, CRM, Serwis, Księgowość, Środki Trwałe i Import oraz rozwiązania dodatkowe z oferty Comarch, takie jak:

• Mobilny Magazynier do wsparcia pracowników magazynu,
• Mobilny Sprzedawca dla przedstawicieli handlowych oraz pracowników w terenie,
• Comarch DMS – system do obiegu dokumentów cyfrowych,
• Comarch HR Płace i Kadry do obsługi pełnego procesu kadrowo-płacowego,
• PPK Premium do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych,
• Comarch OCR do optycznego rozpoznawania tekstu w celu digitalizacji dokumentacji papierowej,
• IBARD - usługa przechowywania danych w chmurze.

Płynna integracja procesu produkcji: od zamówienia do sprzedaży

Obecnie cały proces zakupu maszyny rolniczej realizowany jest w systemie Comarch ERP XL. Jak to wygląda w praktyce? Handlowiec ustala czas wizyty u klienta i wpisuje ją do terminarza, następnie wybiera cel wyjazdu oraz środek lokomocji i wypełnia wniosek o delegację. Akceptację wniosku i zaliczki na wyjazd otrzymuje w formie elektronicznej w ciągu 5 minut. Kiedy klient zapozna się z ofertą i za pośrednictwem działu handlowego złoży zamówienie w systemie, pojawia się unikalny numer wybranej maszyny. Kolejnym elementem procesu jest ustalenie przez konstruktora technologii, w jakiej będzie odbywać się produkcja i zlecenie montażu urządzenia. W magazynie sprawdzana jest dostępność komponentów. Gdy wszystkie materiały i półprodukty zostaną już skompletowane ich zakup musi zostać zaakceptowany przez dział zakupów. Wówczas pracownicy magazynu mogą przekazać towar produkcji rejestrując jego wydanie na urządzeniach mobilnych. 

Wszystkie dokumenty dotyczące procesu tworzenia maszyny, od złożenia zamówienia po produkcję, są ze sobą powiązane, co nie tylko zwiększa jego efektywność i szybkość, ale także pozwala śledzić na bieżąco jego etapy oraz kontrolować koszty. 

Odpowiednio dobrane moduły ERP wraz z dodatkowymi narzędziami pozwoliły osiągnąć wszystkie zakładane cele:

• uzyskano kontrolę nad magazynami poprzez zintegrowanie informacji o stanach magazynowych w skali całej organizacji,
• zoptymalizowano proces zakupu podzespołów do produkcji,
• ujednolicono zasady obiegu dokumentów w ramach wszystkich działów i lokalizacji, 
• zdigitalizowano dokumenty związane z procesami sprzedaży, zakupów, rejestracji procesu produkcji, gospodarki magazynowej, opieki posprzedażowej oraz księgowości - wszystkie dokumenty w firmie Alima Bis procesowano uprzednio w formie papierowej.

Korzyści z wdrożenia Comarch ERP XL były widoczne niemal od razu. Znacznie zwiększyła się efektywność produkcji - wyprodukowano więcej maszyn rolniczych, przetworzono więcej zleceń produkcyjnych, zwiększono rentowność i zmniejszono ilość nierotujących stanów magazynowych.

- System Comarch ERP XL to solidne narzędzie, które wspiera rozwój naszego przedsiębiorstwa. Jego rozbudowana funkcjonalność pozwala nam krok po kroku digitalizować kolejne procesy biznesowe – przyznaje Tomasz Łuczak, Wiceprezes Zarządu Alima Bis.

W najbliższych planach firmy jest integracja systemu ERP z maszyną do cięcia arkuszy blachy oraz wdrożenie Mobilnego Serwisu. 

Dowiedz się więcej o Comarch ERP XL