Płoty w świecie bez granic, czyli Comarch DMS w firmie Europłot

Europa – oczywiście dopiero od kilkudziesięciu lat – kojarzy nam się z dążeniem do budowy świata bez granic, ze swobodą przepływu osób, kapitału czy towarów. Pewne, rozumiane dosłownie, bariery są nam jednak potrzebne – ot, ogrodzić sobie posesję. Wiedzą o tym doskonale w firmie Europłot, wiodącym producencie, dostawcy oraz wykonawcy kompleksowych systemów ogrodzeniowych oraz bram. 

Właściciele firmy wiedzą jednocześnie, że innego rodzaju bariery są nam zupełnie zbędne. Zwłaszcza te funkcjonalne, w zakresie prowadzenia biznesu. Dlatego też już od dłuższego czasu firma pracowała na systemie, który owe bariery minimalizował – czyli na Comarch ERP Optima. A że współpraca między Comarchem a Europłotem przebiegała wzorcowo, postanowiono zlikwidować kolejne utrudnienia codziennej pracy poprzez wdrożenie systemu Comarch DMS do digitalizacji obiegu dokumentów i zarządzania procesami.

A mury rosły, rosły, rosły…

Istota codziennej pracy w Europłocie to obsługa zamówień dokonywanych drogą telefoniczną. Przedstawiciele firmy właśnie tą drogą ustalali z klientami wszystkie szczegóły, by w dalszej kolejności przekazać zlecenie do realizacji: kompletacji, sprzedaży i ewentualnie montażu.

Dane odnośnie zamówień przekazywane były trzema sposobami – telefonicznie, mailowo i analogowo, poprzez drukowanie ofert. Z natury rzeczy proces ten trwał dłużej niż trwałby przy użyciu specjalnego oprogramowania.  Podobnie karty pomiarowe, które funkcjonowały w wersji papierowej – i jako takie podlegały naturalnym dla papieru ograniczeniom, co rodziło opóźnienia i błędy w ich obiegu.

Sytuacja wymagała reakcji. Remedium okazało się poszerzenie zakresu usług Comarchu poprzez wdrożenie zautomatyzowanego systemu do obiegu dokumentów i zarządzania procesami – Comarch DMS.

Oczekiwania Europłotu co do systemu były jasne:

• możliwość kontroli każdego procesu od początku do końca, łącznie z monitorowaniem czasu poświęconego na realizację każdego etapu,
• przekazywanie informacji jednym, tym samym kanałem do osób odpowiedzialnych za sprzedaż,
• możliwość w pełni mobilnego wypełniania kart pomiarowych – w każdym miejscu i o każdej porze.

Jeśli dodać do tego łatwą integrację z Comarch ERP Optima i chęć pełnej digitalizacji – wybór Comarch DMS był oczywistością.

Nie od razu Rzym zbudowano

Wdrożenie, realizowane przez firmę partnerską Comarch, Iteger potrwało pół roku. Proces rozpoczął się od analizy potrzeb Europłotu i wyjściowej sytuacji firmy, na podstawie której zaproponowano szkic rozwiązania, udoskonalany później podczas serii spotkań. W Comarch DMS stworzono strukturę firmy, w której środowisku demonstracyjnym dokonywano licznych testów. Dzięki praktycznym ustaleniom podjętym na ich podstawie, udało się szybko i sprawnie zaakceptować dokument analizy przedwdrożeniowej i wykonać pierwszy pełny obieg dokumentów.

Kolejnym krokiem była prezentacja i przeszkolenie pracowników Europłotu do obsługi systemu. Następnie na podstawie nowych wytycznych przygotowano infrastrukturę do wdrożenia Comarch DMS w firmowym intranecie, co otwierało wrota do zdalnego dostępu do aplikacji nawet z poziomu smartfonów. Finalnie skonfigurowano kolejne procesy, dostosowano uprawnienia pracowników oraz skonfigurowano powiadomienia mailowe.

A jak to wygląda w praktyce?

Kluczowe było zdefiniowanie podstawowego procesu według standardowego schematu działania: sprzedaż – pomiar – dostawa – montaż. Dzięki niemu w łatwy i przejrzysty sposób można przekazywać konkretne informacje do poszczególnych użytkowników systemu – po prostu zapisując w nim informacje uzyskane od klientów telefonicznie. Tu warto zwrócić uwagę na doskonałą współpracę Comarch DMS z Comarch ERP Optima – po zebraniu wymaganych danych z poziomu tego pierwszego tworzony jest dokument RO w tym drugim, a następnie także dokumenty sprzedażowe i magazynowe.

Na konkretne efekty wdrożenia nie trzeba było długo czekać. Można wskazać wiele korzyści – od tych w skali mikro, jak łatwiejszy onboarding nowych pracowników, do tych w skali makro, jak korzyści ekologiczne wynikające z wyeliminowania druku.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS