Primetals Technologies Poland odkłada papierowe dokumenty do lamusa

Blisko 200 faktur miesięcznie jest procesowanych przez Dział Księgowości w firmie Primetals Technologies Poland. Są to głównie faktury zakupowe wystawiane przez dostawców i partnerów biznesowych. Dokumenty trafiają do firmy w formie papierowej, ale bardzo szybko są zamieniane w pliki elektroniczne. Jak to wygląda w praktyce?

W pierwszej kolejności dane z papierowych faktur są odczytywane przez aplikację Comarch OCR, która wykorzystuje technologię optycznego rozpoznawania tekstu i przenosi rozpoznane informacje do oprogramowania księgowego. Następnie wszystkie czynności związane z ich weryfikacją oraz akceptacją są już realizowane przy użyciu systemu do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów Comarch DMS. 

– Do naszej firmy codziennie wpływają dziesiątki dokumentów zarówno od partnerów biznesowych, jak i od samych pracowników. Potrzebowaliśmy rozwiązania informatycznego, które uporządkowałoby procesy związane z ich obiegiem. Uruchomienie platformy Comarch DMS znacząco usprawniło zarządzanie w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa  – mówi Ewa Klamka, główna księgowa w Primetals Technologies Poland.

Zamiana obrazu w dane

Cały proces digitalizacji dokumentów w firmie Primetals Technologies Poland zaczyna się w aplikacji Comarch OCR. Narzędzie informatyczne analizuje dostarczony skan faktury i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich pól:  NIP, numer faktury, data, kwota netto i brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do systemu ERP i w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana.

- Ogromną zaletą jest sprawność systemu. Bardzo dużo informacji z dokumentu jest odczytywanych poprawnie, co bardzo przyspiesza pracę osób, które wprowadzają dokumenty do systemu. Dodatkowo system przechowuje skany faktur, a taka funkcjonalność była dla nas konieczna  – zaznacza Ewa Klamka.

Comarch OCR wykorzystując zaawansowane, autorskie algorytmy, także z elementami sztucznej inteligencji, „obserwuje”, czy po odczytaniu danych z faktury zostały wprowadzone jeszcze jakieś poprawki ręcznie przez pracowników. Analizuje je oraz uczy się, aby przy kolejnym dodawaniu dokumentu nie popełnić już pomyłki.

Kilka kliknięć i gotowe

Wprowadzone do systemu księgowego faktury zakupowe są procesowane przy użyciu aplikacji Comarch DMS, do której ma dostęp 30 pracowników m.in. księgowi, kierownicy projektów, asystenci administracyjni oraz kadra menedżerska zarówno z poziomu modułu desktopowego, jak i przez przeglądarkę internetową.

Uruchomienie Comarch DMS umożliwiło uporządkowanie procesu obiegu i akceptacji faktur kosztowych. Wcześniej pracownicy przekazywali sobie dokumenty w formie papierowej, które często ginęły. W miesiącach pandemii koronawirusa i pracy w trybie zdalnym wymiana i akceptacja faktur kosztowych odbywała się drogą mailową. Jednak obsługa plików w formacie PDF była uciążliwa dla pracowników i znacznie wydłużała proces rozliczenia faktury. Dodatkowo Dział Księgowości musiał stale monitorować, gdzie w danym momencie znajduje się dokument i kto wstrzymuje cały proces. Po wdrożeniu aplikacji Comarch DMS wszystkie dokumenty znajdują się w systemie, więc szybko można sprawdzić, na jakim etapie aktualnie się znajdują. System wysyła też powiadomienia pracownikom o przydzielonym zadaniu, które musi być wykonane przy obiegu faktur: akceptacja, opis kosztów, przesłanie do księgowości.

- Posiadanie Comarch DMS jest bardzo przydatne w sytuacji, kiedy to część załogi firmy pracuje zdalnie lub przebywa na wielotygodniowych delegacjach. Wcześniej jedynym miejscem, w którym można było sprawdzić, czy dana faktura jest już rozliczona, były segregatory biurowe. Pracownicy przebywający poza biurem nie mają do nich dostępu, więc często wszelkie sprawy związane z rozliczeniem dokumentu były odkładne w czasie, co znacznie przedłużało cały proces. Teraz pracownicy mają dostęp do tych informacji w dedykowanej aplikacji. Jest to bardzo wygodne dla wszystkich uczestników procesu – dodaje Ewa Klamka. System jest bardzo elastyczny i pozwolił nam tak opracować elektroniczny obieg dokumentów, aby zachować obowiązującą wcześniej specyfikę całego procesu – uzupełnia.  

Aktualnie system obsługuje tylko faktury zakupowe, ale firma planuje rozszerzyć fukcjonalności o rozliczenia delegacji zagranicznych. 

- Bardzo wielu pracowników wyjeżdża w zagraniczne podróże służbowe i po powrocie przedstawiają całe pliki dokumentów z poniesionymi wydatkami, które muszą rozliczyć. Chcemy stworzyć im możliwość wypełnienia swojego rozliczenia delegacji bezpośrednio w systemie. Jestem przekonana, że pracownicy chętnie korzystaliby z takiej opcji. Nasza załoga bardzo szybko doceniła zalety pracy z użyciem Comarch DMS, ponieważ system jest bardzo intuicyjny w obsłudze, w szczególności dla osób, które nie mają wiedzy informatycznej. Jego wdrożenie uporządkowało szereg procesów i uprościło prace wielu osobom – podsumowuje Ewa Klamka.

Dowiedz się więcej o : 

Comarch DMS

Comarch OCR